Het is een open deur, maar betrokkenheid is de sleutel’, zegt Ype Wierda. Sinds 1999 is Wierda directeur Uitvoering van Aktief Schoonmaakdiensten in Gorinchem. Sindsdien groeide het bedrijf behoorlijk: het telt nu zo’n 230 medewerkers en ruim 200 opdrachtgevers. Daarmee werd Aktief Schoonmaakdiensten in acht jaar tijd drie keer zo groot. En – nog zo’n mooi resultaat – het verzuim daalde van bijna 12% naar 2,5% nu. Peter de Jong is de man die in 1985 Aktief Schoonmaakdiensten oprichtte. Als rechtenstudent stapte hij de schoonmaakbranche in om een centje bij te verdienen en werd glazenwasser. Een organisatietalent dat met een gezonde dosis commercie en inzicht het dienstenpakket van Aktief verbreedde en ruim tien jaar later verliet De Jong Zoetermeer, hij zocht zijn heil in Gorinchem. Oprichter De Jong is nog steeds als adviseur aan het bedrijf verbonden en sinds het millennium staat Ype Wierda aan het operationele roer van het Gorinchemse bedrijf. Het Aktief-team telt nu zo’n 230 medewerkers, die jaarlijks samen ruim 2,8 miljoen omzet in schoonmaakdienstverlening genereren: in dagelijks schoonmaakonderhoud, glas- en gevelreiniging, en in tapijt-, vloer- en lamellenreiniging. De klantenkring is eind 2008 gegroeid tot ruim 200 bedrijven, voornamelijk gehuisvest in Gorinchem, Leerdam, Rotterdam, Den Haag, Gouda en Zoetermeer.
 

Tot zover de basis van het bedrijf. Maar er is nog een basis, o blijkt uit het gesprek met directeur Uitvoering Wierda, manager Bedrijfsbureau Peter aan de Wiel en stagiair Roy Bogerd.
‘We kennen hier drie basisregels, de zogenaamde grondwet van Aktief Schoonmaakdiensten. Die regels zijn: mensen hebben hun eigen autonomie, we gaan met respect met elkaar om en mensen hebben hun eigen verantwoordelijkheid’, vertelt Wierda. ‘We zijn echte mensen-mensen, we zijn sociaal en op de mens gericht.’
 

Aan de Wiel bevestigt dit wanneer hij vertelt over hun verzuimbegeleiding. De manager Bedrijfsbureau houdt zich nu met name met de financiële administratie bezig, maar had voorheen ook P&O in zijn takenpakket.
‘In 2004 hebben we het roer omgegooid wat betreft onze verzuimbegeleiding. Uiteraard was er een aanleiding, de Wet verbetering Poortwachter, waardoor de kosten voor het ziekmelden en -zijn van een werknemer na twee wachtdagen niet langer door het GAK werden betaald maar voor de werkgever waren. Daarnaast heb je in de schoonmaak ook te maken met een praktische kant: het object moet schoongemaakt worden, dus moet je voor vervanging van de zieke schoonmaakmedewerker zorgen.’
Dat het verzuimpercentage erg hoog was, steekt het bedrijf niet onder stoelen of banken: met 11,8% ziekteverzuim ging februari 2004 als absoluut dieptepunt de bedrijfsgeschiedenis in.
Tegen het licht van financiële en praktische gevolgen en obstakels moest er dus wat gebeuren. En dat gebeurde ook: het aantal zieke werknemers is tanend: in mei 2008 was het verzuimpercentage slechts 1,2%! Dan rijst de vraag: hoe hebben jullie dat gefikst?
 

Wierda: ‘Dat vereist een nieuwe stijl van beleid voeren en een cultuurverandering. Kijk, vroeger duurde een griepje ‘altijd’ veertien dagen. Maar die tijd is voorbij. We hebben het ook niet langer over ziekmelden, maar over een ziekteverlofaanvraag. En “ik kan niet werken” is “wat kun je nog wel?” geworden. We leggen daarmee de verantwoordelijkheid van het ziek zijn bij de mensen zelf.
 

Naast verantwoordelijkheid gaat het bij een gedegen verzuimbeleid zeker ook om de vinger aan de pols te houden.
Roy Bogerd studeert Personeel en Arbeid aan de Hogeschool Utrecht en loopt een half jaar stage bij Aktief Schoonmaakdiensten. Als toekomstig professional in personeel en organisatie speelt hij ook een rol in de verzuimbegeleiding.
‘Een schoonmaker meldt zijn ziekteverlof bij zijn manager, dat zijn onze regiomanagers. Vanaf ons kantoor hier hebben wij contact met hen en polsen Britta van P&O en ik waarom de ziekgemelde schoonmaker zijn schoonmaaktaak niet kan uitvoeren, of en wat er aan gedaan kan worden om hem of haar zo snel mogelijk weer aan het werk te krijgen: hoe kunnen we de schoonmaakcollega helpen?’
‘Voor die check hebben we een speciaal formulier ontwikkeld: de vragenlijst arbeidsmogelijkheden en ongebruikte arbeidscapaciteit’, vervolgt Bogerd.
‘Die vragen nemen we door en daarvan maken we een verslag dat we in ons computersysteem registreren. We zorgen ook voor de terugkoppeling: we houden in overleg met de regiomanager bijvoorbeeld de eerste dagen van het verzuim regelmatig contact met de schoonmaker. Vanuit P&O bewaken we dus het proces.’
‘Eén keer per week – op maandagochtend – zitten we bij elkaar om de status, de voortgang en eventuele speciale zaken te bespreken’, vult Wierda aan.
‘We houden zodoende zicht op het aantal medewerkers met ziekteverlof en hun omstandigheden, en daarmee op ons beleid, onze uitvoering en ondersteuning.
We houden zo gezegd vanaf kantoor de vinger aan de pols.’

• Betrokken bij uw organisatie
• Vast contactpersoon
• Het maximale uit uw budget
• Pro-actief
• Focus op mensen